Angebote und Rechnungen für Transporte entstehen ohne erneutes Abtippen, wenn Kundendaten, Stopps und Preispositionen im selben Vorgang weiterverwendet werden. In CamionDATA lässt sich ein Angebot nach Annahme als Auftrag weiterführen; die Rechnung erstellen Sie aus ausgewählten Auftragspositionen. Vor der Freigabe prüfen Sie Zusatzleistungen, Mengen, Rechnungsempfänger und Steuerzuordnung. Für die Buchhaltung stehen DATEV- und BMD-Exporte optional gegen Aufpreis zur Verfügung. Eine passende Datenübergabe spart Erfassung, während die fachliche Prüfung erhalten bleibt.
Welche Daten erfassen Sie einmal?
Beginnen Sie mit einem vollständigen Transportvorgang. Wählen Sie den vorhandenen Kunden aus und erfassen Sie Lade- und Entladestellen, Termine, Ware und vereinbarte Leistungen. Die Disposition braucht diese Angaben ebenso wie die Abrechnung. Eine zweite Excel-Liste für dieselbe Fahrt erzeugt zusätzliche Stellen, an denen Änderungen verloren gehen können.
| Daten | Im Angebot erfassen | Vor der Rechnung prüfen |
|---|---|---|
| Kunde und Ansprechpartner | Vorhandenen Kontakt auswählen | Passt der Rechnungsempfänger, auch bei abweichender Rechnungsadresse? |
| Lade- und Entladestellen | Adressen und Reihenfolge festhalten | Wurde die vereinbarte Strecke tatsächlich gefahren? |
| Termine und Kundenreferenz | Zeitfenster und Referenz hinterlegen | Stimmen Leistungsbezug und Referenz für die Abrechnung? |
| Transportleistung | Beschreibung, Menge, Einheit und Preis festlegen | Sind die tatsächlich berechneten Mengen und Preise freigegeben? |
| Zuschläge und Zusatzleistungen | Vereinbarte Bedingungen dokumentieren | Gibt es belegte und bestätigte Zusatzpositionen? |
| Währung und Steuerzuordnung | Passende Angaben wählen | Sind die Werte je Position vollständig und für den Vorgang geprüft? |
Die Tabelle beschreibt eine Prüfroutine. Sie bedeutet nicht, dass jede spätere Änderung in allen Dokumenten automatisch nachgeführt wird. Ein bereits verschicktes Angebot und die später ausgestellte Rechnung dokumentieren unterschiedliche Zeitpunkte.
Vom Transportangebot zum Auftrag
In CamionDATA Aufträge und Angebote verwenden Angebote die Transportdaten eines zugehörigen Vorgangs. Sie können das Angebot per E-Mail mit einem Annahme- oder Ablehnungslink versenden. Der Kunde benötigt für diese Aktion keinen eigenen Login. Bei Annahme wird ein Vorgang in der Angebotsphase zum Auftrag weitergeführt und erhält bei Bedarf eine Auftragsnummer.
Damit entfällt das erneute Anlegen desselben Transports. Sie ordnen den Auftrag anschließend der Disposition zu und planen Fahrzeug, Fahrer und Tour auf Basis der vorhandenen Angaben.
Prüfen Sie nach einer Preisverhandlung trotzdem den bestätigten Stand: Angebote enthalten eigene Positionen und Stopps. Wenn Sie eine Variante geändert haben, müssen die für die Ausführung und Abrechnung verwendeten Auftragsdaten dazu passen. Lassen Sie sich diesen Fall mit einem geänderten Preis in der Demo zeigen.
Bei Anfragen aus einem gemeinsamen Postfach kann die Inbox den Zusammenhang zwischen E-Mail und Angebot oder Auftrag erhalten. Das spart die Suche nach Absprachen, ersetzt aber nicht die Prüfung der Angaben aus der Anfrage.
Rechnungen aus vorhandenen Auftragsdaten erstellen
Für die auftragsbezogene Rechnung wählen Sie Kunde, Aufträge und die abzurechnenden Positionen aus. CamionDATA unterstützt die Rechnungserstellung aus einem oder mehreren Aufträgen sowie die Auswahl von Teilmengen. Kunden-, Leistungs- und Preisdaten bilden die Grundlage; die Positionen bleiben dem Auftrag zugeordnet.
Vor dem Erstellen prüfen Sie die Rechnungsvorschau. Achten Sie besonders auf abweichende Rechnungsempfänger, zusätzliche Leistungen und bereits abgerechnete Positionen. Anschließend können Sie das fertige Dokument per E-Mail verschicken. Der Auftragsstatus zeigt den Abrechnungsstand, etwa offen, teilweise oder vollständig fakturiert.
Die Rechnungsfunktionen umfassen auch Stornorechnungen und Teilgutschriften. Eine Korrektur sollte mit der ursprünglichen Rechnung und den betroffenen Positionen verbunden bleiben. Eine neue Rechnung ohne diesen Bezug kann die Prüfung offener Beträge erschweren.
Beispiel: Eine Fahrt und zwei Stunden Wartezeit
Das folgende Beispiel verwendet frei gewählte Nettobeträge. Es beschreibt den Arbeitsablauf, keinen Kundenerfolg und keine allgemeine Preisempfehlung.
Ein Kunde fragt den Transport von acht Paletten an. Die Spedition vereinbart 950 Euro für die Fahrt und 45 Euro je bestätigter Wartezeitstunde. Kunde, Stopps, Paletten und Transportpreis sind im Vorgang erfasst. Im Angebot halten beide Seiten fest, wann zusätzliche Wartezeit berechnet wird.
Nach Annahme disponiert die Spedition den Auftrag. Bei der Entladung entstehen zwei abrechenbare Wartezeitstunden. Die zuständige Person prüft den Nachweis und die Vereinbarung und ergänzt eine Position über zwei Stunden zu je 45 Euro im Auftrag.
| Abrechnungsposition | Menge | Nettobetrag |
|---|---|---|
| Vereinbarte Transportleistung | 1 Fahrt | 950,00 € |
| Bestätigte Wartezeit | 2 Stunden × 45,00 € | 90,00 € |
| Gesamte Leistung | 1.040,00 € |
Die Rechnung entsteht aus diesen Positionen. Kundendaten und Transportangaben müssen nicht erneut abgeschrieben werden. Die Wartezeit wird als zusätzliche Leistung erfasst, weil sie zum Angebotszeitpunkt noch nicht feststand. Die passende steuerliche Behandlung prüfen Sie für den konkreten Vorgang; das Beispiel berechnet deshalb keinen Bruttobetrag.
Soll zunächst nur die Fahrt fakturiert werden, wählen Sie die entsprechende Position über 950 Euro aus. Die Wartezeitposition über 90 Euro bleibt für eine spätere Rechnung offen. Das ist eine Aufteilung der Leistungen, keine Aussage über Teilzahlungen des Kunden.
Angebot, Rechnung und tatsächliche Transportkosten verbinden
Ein angenommener Angebotspreis ist noch kein Nachweis, dass der Transport profitabel war. Vergleichen Sie nach der Fahrt den Nettoerlös des bestätigten Auftrags mit den tatsächlich zugeordneten Ausgaben: etwa Frachtführerkosten, Maut und vereinbarten Zusatzkosten.
Gemeinsame Belege brauchen einen nachvollziehbaren Verteilungsschlüssel. Rechnen Sie einen Beleg nicht bei mehreren Aufträgen vollständig ein und unterscheiden Sie erfasste direkte Kosten von zusätzlich anzusetzenden Personal-, Fahrzeug- und Gemeinkosten. In CamionDATA können Sie Ausgaben mit Aufträgen verknüpfen und ihre Zuordnung prüfen; die vollständige Marge verlangt eine einheitliche Kostenbasis und vollständige Daten.
Für die Preisfindung vor der Fahrt nutzen Sie den Lkw-Frachtkosten-Rechner. Der Ratgeber zu Transportkosten und Marge zeigt anschließend die Zuordnung tatsächlicher Ausgaben, eine gerechnete Nachkalkulation und den belegten Vergleich von CargoSoft und IMPARGO.
Automatische Dokumentenerstellung und Freigabe unterscheiden
Das System kann aus vorhandenen Daten ein Dokument erzeugen. Ob die Leistung abrechenbar ist, welche Mengen stimmen und ob Nachweise vollständig sind, müssen Sie im Arbeitsablauf entscheiden. In CamionDATA erstellen und prüfen Sie die Rechnung über den vorgesehenen Rechnungsprozess. Die Annahme eines Angebots löst für sich genommen keine ungeprüfte Rechnungsstellung aus.
Für den Betrieb lohnt sich eine klare Zuständigkeit: Die Disposition dokumentiert Änderungen und Zusatzleistungen; die Abrechnung prüft Positionen und Empfänger vor der Freigabe. Vereinbaren Sie außerdem, wo Abliefernachweise und Kundenfreigaben abgelegt werden. Bei Unklarheiten sollte die Abrechnung den ursprünglichen Vorgang öffnen können, statt die Information aus einzelnen E-Mails zu rekonstruieren.
Schnittstellen für die Rechnungsstellung prüfen
Für die Übergabe an die Buchhaltung sind Dokumentformat und Datenaustausch zwei verschiedene Fragen. CamionDATA bietet ZUGFeRD-Rechnungen sowie DATEV- und BMD-Exporte. Beide Exporte sind separat kostenpflichtige Optionen; Preis und Freischaltung klären Sie im Angebot. Der Export übergibt Buchungsdaten im gewählten Format. Eine DATEV-Datei ist nicht automatisch eine laufende Verbindung zur Kanzleisoftware.
Prüfen Sie mit Ihrer Buchhaltung den tatsächlichen Übergabeweg:
- Welche Anwendung erstellt die endgültige Rechnung und führt deren Nummer?
- Welche Kunden- und Kontonummern müssen vor dem Export gepflegt sein?
- Welche Daten und Dokumente werden übernommen, und wer prüft Warnungen beim Import?
- Wie gelangen Stornos oder Teilgutschriften in das Zielsystem?
- Wie werden erneute Exporte erkannt, damit derselbe Beleg nicht versehentlich zweimal verarbeitet wird?
- Soll der Zahlungsstatus zurück ins TMS gelangen, und ist dieser Rückweg für die konkrete Anbindung belegt?
Für einen DATEV- oder BMD-Export müssen unter anderem die verwendeten Konten und Zuordnungen zum Zielsystem passen. Testen Sie eine Rechnung und eine Korrektur mit Ihrer eigenen Konfiguration. Eine pauschale Zusage zur Anbindung eines beliebigen Buchhaltungsprogramms ist ohne diesen Test wenig hilfreich.
Transportsoftware anhand belegter Funktionen vergleichen
Die Herstellerangaben wurden am 5. Oktober 2026 geprüft. Die Tabelle vergleicht veröffentlichte Abläufe; Paketumfang, Einrichtungskosten und die konkrete Anbindung müssen Sie im Angebot klären.
| Lösung | Veröffentlichter Ablauf | In der Demo oder im Angebot klären |
|---|---|---|
| CamionDATA | Angebot mit Kundenaktion, Weiterführung zum Auftrag und Rechnungen aus ausgewählten Auftragspositionen; ZUGFeRD sowie optionaler DATEV-/BMD-Export gegen Aufpreis | Geänderte Angebotsvarianten, Teilfakturierung und Import der Exportdatei im eigenen Buchhaltungssystem testen |
| IMPARGO | Rechnungen übernehmen Kunden- und Auftragsdaten; Einzel- und Sammelabrechnung über angebundene Rechnungssoftware. Genannt werden sevdesk und Lexoffice | Erforderliches Paket, Einrichtung und Umfang der Datenübertragung für das Zielsystem bestätigen |
| CargoSoft TMS | Hersteller beschreibt Datenübernahme aus internen und externen Quellen sowie den Prozess vom Auftragseingang bis zur Rechnung | Angebotsmodule, konkrete Schnittstelle und Konfiguration für den eigenen Speditionsablauf prüfen |
| sevdesk | Anbieter beschreibt die Umwandlung von Angebot in Rechnung und die Übernahme vorhandener Kontaktdaten | Prüfen, welches System Transportstopps und Disposition führt und wie dessen Daten an die Buchhaltung gelangen |
Quellen: CamionDATA Aufträge und Angebote, Rechnungen und Gutschriften, E-Rechnung und Export, IMPARGO Abrechnung, CargoSoft TMS und sevdesk für Transportunternehmen.
Für den Kostenvergleich hilft die Aufstellung für fünf TMS-Nutzer. Berücksichtigen Sie dabei auch die Einrichtung und mögliche Kosten eines zusätzlichen Rechnungsprogramms.
Ein kompletter Musterauftrag in der Softwaredemo
Nutzen Sie einen eigenen, anonymisierten Transportfall und prüfen Sie den Zusammenhang zwischen Dokumenten und Vorgang:
- Erfassen Sie Kunde, zwei Stopps und eine Transportposition. Erstellen Sie daraus ein Angebot.
- Ändern Sie den Preis in einer Angebotsvariante. Prüfen Sie, welcher Stand nach Annahme im Auftrag für die Abrechnung gilt.
- Ergänzen Sie eine bestätigte Zusatzleistung und hinterlegen Sie deren Nachweis im vorgesehenen Ablauf.
- Erstellen Sie eine Rechnung nur für die Transportposition. Prüfen Sie die verbleibende Zusatzposition und den Abrechnungsstatus.
- Erstellen Sie die zweite Rechnung und zeigen Sie eine nachvollziehbare Korrektur.
- Übergeben Sie einen Testexport an die Buchhaltung und prüfen Sie die Zuordnung im Zielsystem.
Notieren Sie, welche Felder Sie erneut eingeben mussten und an welchen Stellen eine Freigabe erforderlich war. So beurteilen Sie den tatsächlichen Erfassungsaufwand für Ihren Betrieb. Für den gesamten Wechsel aus Tabellen und E-Mails finden Sie einen Umstiegsplan.
Häufige Fragen zu Transportangeboten und Rechnungen
Muss ich nach Annahme das Angebot als neuen Auftrag erfassen?
In CamionDATA kann der vorhandene Vorgang von der Angebotsphase in die Auftragsphase wechseln. Sie müssen denselben Transport nicht neu anlegen. Prüfen Sie bei geänderten Angebotsvarianten den für die Ausführung und Abrechnung bestätigten Datenstand.
Kann ich mehrere Transportaufträge gemeinsam abrechnen?
CamionDATA unterstützt Rechnungen aus mehreren ausgewählten Aufträgen. Prüfen Sie dabei Kunde, Rechnungsempfänger, Positionen und die Rechnungsvorschau. Ob eine Sammelrechnung zu den Vereinbarungen Ihres Kunden passt, klären Sie vor der Abrechnung.
Wird die Rechnung nach dem Transport automatisch verschickt?
Der hier beschriebene CamionDATA-Ablauf sieht die Auswahl der Positionen und eine Rechnungsvorschau vor der Erstellung vor. Das Dokument können Sie anschließend per E-Mail versenden. Datenübernahme und automatische Freigabe sind unterschiedliche Funktionen.
Ist ein DATEV-Export dasselbe wie eine direkte Schnittstelle?
Ein Export stellt Daten für die Übernahme bereit. Eine direkte Verbindung kann zusätzliche Funktionen haben, etwa automatische Übertragung oder Rückmeldungen. Für CamionDATA sind DATEV- und BMD-Exporte als separat kostenpflichtige Optionen belegt; den vollständigen Ablauf mit Ihrer Zielsoftware prüfen Sie anhand einer Testdatei.